Taloasema on 16 vuotta toiminut valtakunnallinen isännöintiketju, joka palvelee yli 2 000 taloyhtiötä Helsingistä Rovaniemelle. Franchisemallilla toimivassa ketjussa on mukana 45 yrittäjää, jotka toimivat eri paikkakunnilla omien asiakaskuntiensa kanssa.
Ketjun yksi perustajista, Nina Gromoff, on ollut alusta asti mukana rakentamassa Taloasemaa ja toimii nykyisin kehitysjohtajana. Pitkä ura kiinteistöalalla on tuonut vahvaa näkemystä siitä, miten teknologian avulla voidaan tukea isännöintiä ja asiakaspalvelua.
Lähtötilanteena useita järjestelmiä, mutta ei yhteistä kieltä
Isännöintialalla teknisten tietojen, korjaushankkeiden ja kunnossapitotarveselvitysten hallinta on usein hajanaista, sillä käytössä on useita ohjelmistoja, jotka eivät keskustele keskenään. Taloasema ei ollut tässä poikkeus, vaan kamppaili samojen haasteiden kanssa ennen EstateAppin käyttöönottoa.
“Meillä on valtava määrä taloyhtiöitä, ja tiedonhallinta ei voi perustua siihen, että sama työ tehdään kahteen kertaan. Tarvitsimme ratkaisun, joka säästää työtunteja ja mahdollistaa tietojen avoimen hallinnan koko ketjussa”, Gromoff alustaa.
Ennen EstateAppin valitsemista Taloaseman haasteina ja kysymyksinä olivat muun muassa seuraavat asiat
- Tietojen pirstaloituminen
- Miten ehkäistään ja minimoidaan tietojen pirstaloitumisen eri järjestelmien välillä?
- Rajapintojen puutteet
- Kuinka varmistetaan, että tiedot liikkuvat järjestelmästä sujuvasti eri rajapintojen kautta?
- Manuaalisen työn minimoiminen
- Miten kunnossapitojärjestelmä vähentää tarvetta syöttää samoja tietoja useampaan paikkaan?
- Läpinäkyvyys
- Kuinka kunnossapitojärjestelmänne auttaa taloyhtiöiden hallituksia saamaan kokonaiskuvan toiminnasta ja päätöksenteosta?
- Miten Taloasema voi tukea asiakkaitaan tekemään parempia päätöksiä, joiden avulla korjauskustannuksia voidaan alentaa?
“Vanha ohjelmisto ei ollut sellainen, josta teknisiä tietoja tai korjaushankkeita olisi voinut järkevästi hakea. Piti löytää ratkaisu, joka todella palvelee meidän mittakaavassa”, Gromoff muistelee.
Yhteinen visio isännöintialan modernisointiin
Taloasema tutustui EstateAppiin ensimmäisen kerran alan messuilla, joissa Gromoff ja EstateAppin perustaja Patrick Nyberg kohtasivat. Keskustelujen kautta kävi selväksi, että molemmilla oli samankaltainen visio kehittää isännöintiä moderniin ja avoimeen suuntaan.
“EstateAppin porukan kanssa kaikki onnistuu – selvitellään, järjestellään ja muokataan. Meitä kuunnellaan ja voimme vaikuttaa kehityssuuntaan. Yhdessä nähdään haasteet ratkaistavina asioina, ei esteinä”, Gromoff korostaa.
EstateAppin valitsemisessa Taloaseman päätöksenteossa korostuivat muun muassa
- Joustavuus ja avoimuus – EstateAppin ohjelmistoa pystyi muokata ketjun tarpeisiin
- Rajapintojen toimivuus – eri isännöintijärjestelmien välinen tiedonsiirto EstateAppilla onnistui
- Brändin säilyttäminen – EstateAppissa Taloaseman oma ilme ja logo saatiin säilymään näkyvillä loppuasiakkaille, eli taloyhtiöille
- Käytännön hyödyt – palvelulupauksena EstateApp lupasi, että uusi kunnossapitojärjestelmä ei lisää työtä, vaan vähentää sitä
“Kiitos, että käyttöönotto oli tehty niin helpoksi”
Yhteistyö käynnistettiin huolellisesti suunnitellen. EstateApp järjesti tarkkoja check-palavereja, joissa aikataulut ja vastuut käytiin läpi. Siirtymä toteutettiin vaiheittain, jotta ketjun yrittäjät pysyivät mukana ja pystyivät omaksumaan uuden järjestelmän.
Koulutuksiin panostettiin: EstateApp tarjosi erikseen tilaisuuksia myös isoille toimistoille, jotta kaikki pääsivät mukaan omassa tahdissaan.
“EstateAppin Patrick tiesi meidän realiteetit ja suunnitteli käyttöönoton sen mukaan. Oli todella helppo prosessi – ei tarvittu ylimääräistä organisoimista ja yrittäjät saatiin hyvin mukaan”, Gromoff toteaa.
Paikallistasolla esimerkiksi Taloaseman Lohjan toimisto testasi ensimmäisenä järjestelmän käyttöönottoa noin 50 taloyhtiön osalta. Käytännön kokemukset olivat erittäin myönteisiä.
Taloasemalla työskentelevä, asiakaspalvelusta vastaava Tuuli Nieminen muistelee käyttöönotossa erityisesti sen vaivattomuutta:
“Kiitos, että siirtymä ja käyttöönotto järjestelmään oli tehty todella helpoksi. EstateAppin puolesta tiedot imettiin suoraan järjestelmään, eikä mitään tarvinnut näpytellä käsin. Käyttöönotto oli hoidettu erittäin hienosti, ja pääsimme siinä todella helpolla”, Nieminen kiittää.
EstateAppin käyttö arjessa selkeyttä ja tehokkuutta
EstateApp toi Taloasemalle konkreettisia hyötyjä heti käyttöönoton jälkeen.
“Kilpailuttaminen järjestelmän kautta on todella selkeää. Kaikki dokumentit löytyvät samasta paikasta ja korjaustiedot pysyvät järjestyksessä. Tämä on konkreettinen parannus aiempaan”, Nieminen kertoo.
Gromoffin mukaan suurin hyöty on ollut se, että turha työ on vähentynyt ja isossa mittakaavassa työskentely helpottunut. Myös se, että Taloasema sai vaikuttaa ohjelmiston kehitykseen, on ollut arvokasta.
Niemisen ja Gromoffin nostamat EstateAppin nostamat hyödyt Taloaseman isännöitsijöille ja toimistoille
- Rajapinnat toimivat, tiedot siirtyvät automaattisesti monien eri järjestelmien välillä..
- Kunnossapitotarveselvitykset ja korjaushankkeet pysyvät yhdessä paikassa.
- Kilpailuttaminen järjestelmän kautta on helppoa ja selkeää.
- Yhtenäinen dokumenttipohja parantaa laatua ja säästää aikaa. Dokumenttien hallinta on selkeää.
- Lakisääteiset HTJ2-siirrot ja tallennukset hoituvat jatkossa jouhevasti ja tehokkaasti.
Taloaseman nostamat, EstateAppin tuomat hyödyt taloyhtiöille ja hallituksille
- Ajantasainen tieto on avoimesti saatavilla.
- Päätöksenteon tuki paranee, kun dokumentit ja suunnitelmat löytyvät yhdestä paikasta.
- Läpinäkyvyys vahvistaa luottamusta isännöitsijään.
- Taloyhtiöiden korjaushankkeisiin kohdistuvat kilpailutukset voidaan hoitaa järjestelmän sisällä ammattimaisesti, Isännöintiliiton eettisten ohjeiden mukaisesti.
Tiivis yhteistyö myös tulevaisuudessa
Taloasema ja EstateApp jatkavat tiivistä yhteistyötä myös tulevaisuudessa. Yhteinen tavoite on kehittää isännöintialaa entistä avoimemmaksi, tehokkaammaksi ja käyttäjäystävällisemmäksi. EstateAppin joustavan alustan ansiosta uusia toiminnallisuuksia voidaan rakentaa ketjun tarpeiden mukaan, ja Taloasema saa olla mukana vaikuttamassa kehityssuuntaan.
“Meille on tärkeää, että kumppani kasvaa ja kehittyy samaa tahtia kanssamme. EstateAppin kanssa olemme löytäneet yhteistyön, jossa voidaan katsoa rohkeasti eteenpäin”, Gromoff tiivistää.
Näin yhteistyö ei jää vain onnistuneeseen käyttöönottoon, vaan jatkuu jatkuvana kehitysmatkana, jossa molemmat osapuolet vievät alaa yhdessä eteenpäin.
