Vuonna 1987 perustettu HSI (Helsingin Seudun Isännöitsijät Oy) on yli kolmen vuosikymmenen aikana kasvanut Helsingin keskustan yhdestä toimistosta valtakunnalliseksi konserniksi. Nykyisin HSI hallinnoi noin 700 taloyhtiötä, sen palveluksessa on noin 50 isännöitsijää ja liikevaihto ylittää 20 miljoonaa euroa.
HSI:n kasvun taustalla on vahva sitoutuminen kehittämiseen ja prosessien digitalisointiin. HSI:n kehityspäällikköuransa aikana Petri Haapa-Aho on ollut tässä keskeisessä roolissa: hän on ollut mukana rakentamassa muun muassa yhtiön ERP-järjestelmiä ja luomassa toimintamalleja, jotka ovat vieneet koko konsernia eteenpäin.
“Noin 25 prosenttia minusta on innovaattoria. Suuri osa ideoista menee roskakoriin, mutta se kymmenen prosenttia, mikä jää, voi olla todella arvokasta sekä yritykselle että asiakkaille”, Haapa-Aho toteaa.
Lähtöasetelmana raskaat prosessit ja vanhentuneet työkalut
Ennen EstateAppin käyttöönottoa HSI:n arkea kuormittivat useat haasteet, jotka hidastivat Isännöitsijöiden toimintaa ja vaikeuttivat taloyhtiöiden palvelemista parhaalla mahdollisella tavalla.
“Aikaisemmat työkalut olivat jääneet 90-luvulle. Oli selvää, että tarvitsimme modernin ratkaisun, joka säästää aikaa ja auttaa meitä tekemään fiksumpia päätöksiä taloyhtiöiden hyväksi”, Haapa-Aho muistelee aikaa ennen EstateAppia.
- Kilpailutukset veivät liikaa aikaa.
Jokainen urakkakilpailutus vaati tuntikausia valmistelua, tarjouspyyntöjen ja tarjouslomakkeiden tekemistä ja tarjousten vertailua.
- Kunnossapitotarveselvitykset olivat hankalia
Käytössä ollut järjestelmä oli vanhentunut ja vaikeakäyttöinen, eikä se vastannut HSI:n nykypäivän tarpeita.
- Word- ja Excel-tiedostot hallitsivat ja hidastivat arkea
Taloyhtiöiden tietoja säilytettiin irrallisissa dokumenteissa, jotka eivät pysyneet ajan tasalla.
- Strateginen suunnittelu jäi vajaaksi
Lain vaatima kirjallinen 5 vuoden kunnossapitotarvesuunnitelma oli mahdollista tehdä, mutta HSI halusi nähdä pidemmälle ja rakentaa jopa 10 vuoden strategisia PTS-suunnitelmia asiakkailleen.
EstateApp vakuutti monella tasolla
EstateAppiin tutustuttiin ohjelmistovaihtoehtoja vertailtaessa. Vaihtoehtoja oli useita, mutta EstateApp vakuutti intuitiivisuudellaan, käyttäjäystävällisyydellään ja teknisen tuen tasollaan.
HSI päätti ottaa EstateAppin käyttöön kerralla koko konsernissa, ja käyttöönotto sujuikin varsin nopeasti. Isännöitsijät pääsivät alkuun ilman raskaita koulutuksia, ja ohjelmisto otettiin laajasti käyttöön heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Keskeiset hyödyt – ajan- ja kustannusten säästö
EstateApp toi HSI:lle kaksi ratkaisevaa hyötyä, jotka näkyvät sekä omassa toiminnassa että taloyhtiöiden arjessa.
1. Ajansäästö isännöitsijöille
Taloyhtiöiden kilpailutukset, jotka aiemmin veivät useita tunteja, hoituvat EstateAppissa huomattavasti nopeammin.
EstateApp on tuonut kilpailutuksien tekoon jopa 80 % ajansäästöä
- Tarjouspyyntöjen laatiminen ja lähettäminen onnistuu yhdellä alustalla.
- Tarjousten vertailu on nopeaa ja selkeää.
- Myös urakoitsijat hyötyvät: he saavat selkeät tarjouspyynnöt ja kiitosviestit, vaikka heidän tarjoustaan ei valittaisi.
“Siinä missä ennen kilpailutus vei isännöitsijältä tunteja, nyt se hoituu EstateAppilla tehokkaasti ja jää monta monta tuntia muuhun työhön. Arvioisin, että ajan säästö on noin 80% siihen, mitä ennen kilpailutuksiin meni”, Haapa-Aho korostaa.
2. Strateginen suunnittelu säästää taloyhtiöiden kustannuksia
EstateAppin avulla kunnossapitotarveselvitykset ja kuntoarviot tehdään helposti ja laadukkaasti. Alusta mahdollistaa jopa 10 vuoden strategisen suunnittelun, mikä auttaa taloyhtiöitä ennakoimaan tulevia kustannuksia ja välttämään äkillisiä rahoituspaineita.
- Kaikki rakennuksen rakenneosat ja niiden käyttöiät voidaan määritellä tarkasti.
- Kunnossapitotarveselvitykset perustuvat todellisiin kuntoarvioihin.
- Hallitukset saavat selkeän kuvan tulevista korjauksista ja kustannuksista.
- Vastikkeet pysyvät hallittavalla tasolla, ja kiinteistön arvo säilyy.
Susteran tutkimusten mukaan strateginen suunnittelu ja ennakointi voi tuoda taloyhtiöille jopa 30 % kustannussäästöt verrattuna malliin, jossa korjaukset tehdään kiireessä ja kalliilla hinnalla (Sustera, 2/2020).
“EstateApp tuo kunnossapitotarveselvityksiin laatua. Siellä ei ole turhia kohtia, vaan vain ne asiat, jotka oikeasti kuuluvat ohjelmaan”, Haapa-Aho kiteyttää.
EstateAppilla tehokkuutta työntekoon ja lisäarvoa kiinteistöille
EstateAppin käyttöönotto on muuttanut HSI:n toimintaa monella tasolla:
- Isännöitsijöiden työ tehostui merkittävästi, kun kilpailutuksiin käytettävä työaika väheni tuntikausista murto-osaan.
- Taloyhtiöt saavat ennakoitavia ja kustannustehokkaita suunnitelmia, jotka perustuvat todelliseen tekniseen tietoon.
- Kiinteistöjen arvo säilyy paremmin, kun korjausvelkaa ei pääse kertymään ja kustannukset jakaantuvat tasaisesti.
Askel kohti tulevaisuuden isännöintiä
HSI ja EstateApp jatkavat tiivistä kumppanuutta, jossa tavoitteena on kehittää isännöinnin työvälineitä yhä ennakoivammiksi ja tehokkaammiksi.
Yhteinen tavoite on selkeä: nostaa isännöintialan tasoa, vähentää manuaalityötä ja tuoda strateginen suunnittelu jokaisen taloyhtiön ulottuville.
“Kiitos EstateAppille palveluasenteesta, innovatiivisuudesta ja hyvästä ohjelmasta. Tämä on askel kohti tulevaisuuden isännöintiä”, Haapa-Aho toteaa.
